Regolamento Interno Associazione di Promozione Sociale Otakube
Premessa
L’Associazione di Promozione Sociale Otakube (di seguito Associazione), in base alle regole del proprio Statuto, stipula il presente “Regolamento Interno” che è parte integrante dello Statuto stesso.
Per tutto ciò che non è specificato nel presente documento si fa riferimento allo Statuto dell’Associazione. Eventuali future modifiche potranno essere deliberate solo dal Consiglio Direttivo e saranno comunicate ai Soci.
Consiglio Direttivo
L’Associazione è rappresentata dal Consiglio Direttivo (d’ora in poi “Direttivo”), che ha il potere decisionale sulle scelte organizzative e varie dell’associazione, nel rispetto della sovranità dello Statuto e dell’assemblea dei Soci, e se ne fa carico.
Gestione eventi
Ad ogni iniziativa derivante dalla attività dell’associazione vi sarà un Responsabile di turno scelto fra i componenti del Direttivo. Se nessun membro del Direttivo può essere presente, sarà designata da parte del Direttivo, anche per un periodo continuativo, un’altra persona fra i Soci. Il Responsabile controlla l’andamento dell’iniziativa e decide su ogni controversia di qualsiasi natura che dovesse insorgere tra i soggetti interessati. Ogni Socio ha la possibilità di partecipare a qualsiasi tipo di manifestazione organizzata o promossa dall’Associazione ed ha il diritto di essere informato, in tempi consoni, delle iniziative organizzate. Alcune iniziative possono prevedere un contributo a parziale o totale copertura delle spese sostenute. Il responsabile dell’iniziativa si fa carico, previa approvazione del Direttivo, di stabilire tale quota e le modalità di partecipazione.
Iscrizione agli Eventi
La partecipazione agli eventi organizzati dall’Associazione è riservata ai soci, salvo diversa indicazione. Per partecipare a un evento a numero chiuso, i soci devono iscriversi preventivamente tramite il modulo di registrazione online o altro sistema indicato dall’Associazione. L’iscrizione agli eventi può essere soggetta a limiti di posti disponibili. In caso di sovrannumero, la priorità sarà data in base all’ordine di iscrizione. Alcune iniziative possono prevedere un contributo a parziale o totale copertura delle spese sostenute.
Soci ordinari
L’iscrizione per l’anno 2025 potrà avvenire mediante compilazione di un apposito modello predisposto tramite sezione apposita nel sito web (https://www.otakube.org/) oppure presso la sede o durante gli eventi attraverso la compilazione di un modulo cartaceo.
Tutti i soci hanno diritto a:
– partecipare alle Assemblee dell’associazione e diritto di voto;
– partecipare a tutti gli eventi promossi dalla Associazione, nel rispetto delle modalità stabilite dal Responsabile della singola iniziativa;
– proporre al Direttivo progetti o iniziative compatibili con lo Statuto dell’Associazione al fine di essere approvate ed eventualmente messe in atto;
– fare uso dei servizi e delle attrezzature dell’associazione, nei tempi e modi stabiliti dal Direttivo e a seconda della quota versata;
I soci ordinari possono essere di 3 tipologie:
– socio supporter (quota 10 euro), non include l’accesso quotidiano alla sede ma solo quello per le Assemblee, ideale per chi ci vuole sostenere da lontano, gli piacciono le nostre iniziative ma non partecipa;
– socio base (quota 20 euro), include l’accesso quotidiano alla sede e la priorità di iscrizione agli eventi e attività a numero chiuso, include sconti per eventuali corsi organizzati in sede, ideale per chi vive l’associazione;
– socio pro (quota 50 euro), come socio base ma si può accedere alle attrezzature (macchine da cucire, stampante 3d, etc) seguendo il regolamento apposito sull’uso delle attrezzature.
È possibile versare la quota in 3 modalità:
– pagamento in contanti
– pagamento con paypal, causale ‘quota associativa 2025’
– pagamento con bonifico, intestatario Otakube APS, IBAN IT78H0306909606100000157745, causale ‘quota associativa 2025’
La quota di iscrizione all’Associazione è stabilita per l’anno 2025. Il Direttivo ha facoltà di rivedere annualmente l’importo, se ritenuto necessario. La durata dell’ iscrizione per l’anno 2025 va dalla data 01/01/2025 alla data 31/12/2025.
Regole per i Soci
Il Socio è obbligato a mostrare il proprio numero identificativo (presente sulla tessera cartacea o digitale) qualora fosse necessario per partecipare alle attività o per accedere alla sede.
Il Socio è Responsabile direttamente per ogni danno recato a cose o persone inerenti l’Associazione e al locale ove hanno luogo le iniziative promosse dall’Associazione.
Provvedimenti disciplinari
Tutti i soci sono tenuti a rispettare le norme dello Statuto e del presente Regolamento interno, secondo le deliberazioni assunte dagli organi preposti. In caso di comportamento difforme, che rechi svantaggio, danno, o pregiudizio agli scopi o al patrimonio dell’associazione, il Direttivo potrà e dovrà intervenire ed applicare le seguenti sanzioni: richiamo, diffida e sospensione. L’espulsione può invece essere decisa soltanto dall’Assemblea, convocata in via ordinaria o straordinaria. Un Socio può essere espulso dall’Associazione in qualsiasi momento. Il Direttivo esamina le richieste di adesione ed inoltre può intervenire in qualsiasi momento ad esaminare la posizione di un associato. Ove ritenga che la situazione del Socio ponga seri impedimenti al perseguimento degli scopi associativi o che abbia dimostrato di essere contrario alle finalità e allo spirito dell’Associazione, agendo in maniera dannosa nei confronti dell’Associazione, o sia con essa del tutto incompatibile, esprime parere sfavorevole sulla adesione ovvero propone che l’associato venga sospeso od espulso dall’Associazione. In base a tali indicazioni, l’Assemblea può stabilirne l’espulsione. I Soci espulsi sono esclusi da qualunque attività sociale a tempo indeterminato. I Soci espulsi non hanno alcun diritto al rimborso della quota versata, come pure alcun diritto di quota sul patrimonio sociale.
Norme di Sicurezza
- Sicurezza durante gli Eventi:
- L’Associazione garantisce il rispetto delle normative di sicurezza in tutti gli eventi organizzati, ma ogni partecipante è tenuto a seguire le indicazioni di sicurezza fornite dagli organizzatori.
- È vietato creare situazioni di pericolo per gli altri partecipanti. Ogni incidente o infortunio deve essere segnalato immediatamente agli organizzatori dell’evento.
- Emergenze ed Evacuazione:
- In caso di emergenza, ogni partecipante è tenuto a seguire le indicazioni dei soci responsabili dell’evento;
- È vietato bloccare vie di fuga o porte di emergenza.
Iniziative e sottoscrizioni esterne
Ogni Socio è libero di potersi iscrivere ad altre associazioni culturali o di altra natura. Detto ciò, se attraverso tali iniziative, volontariamente, si arreca svantaggio, danno o pregiudizio all’Associazione i Soci rei di tale atteggiamento scorretto, potranno essere sospesi o esclusi dall’Associazione.
Recesso iscrizione
Ogni associato può disdire la propria iscrizione dall’Associazione in ogni momento. La richiesta di recesso va comunicata per iscritto (raccomandata A/R) oppure tramite mail al Presidente o al Segretariato oppure inoltrando un messaggio di posta elettronica (all’indirizzo: otakubelab@gmail.com con ricevuta di lettura). In ambo i casi si ritiene opportuno specificare le motivazioni della scelta. I Soci che disdicono la loro iscrizione non hanno alcun diritto al rimborso della quota versata, come pure alcun diritto di quota sul patrimonio sociale.
Modifiche al Regolamento
Il presente regolamento può essere modificato dal Consiglio Direttivo e approvato dall’Assemblea dei Soci. Le modifiche saranno comunicate tempestivamente ai soci, e il regolamento aggiornato sarà disponibile presso la sede dell’associazione e sul sito della stessa.
Piattaforme web
L’Associazione utilizza i seguenti strumenti informatici per comunicare con gli associati:
– Sito web ufficiale dell’Associazione : https://www.otakube.org/
– Indirizzo di posta elettronica dell’associazione (accesso riservato al Direttivo): otakubelab@gmail.com
Il Direttivo è responsabile di tutti gli strumenti mediatici (internet, posta elettronica, etc.), ne possiede le password di accesso, è amministratore di tali strumenti e ne modera i contenuti e le discussioni. Tale responsabilità può essere delegata dal Direttivo ad un socio, anche per un periodo continuativo.
Collaborazioni
L’Associazione è aperta a contaminazioni e collaborazioni con altre APS, ODV, Enti del Terzo Settore, Aziende, Enti Pubblici e Privati che condividono gli stessi scopi e valori. È possibile proporre una collaborazione tramite e-mail otakubelab@gmail.com o sui canali indicati. La collaborazione, se approvata dal Direttivo, prende forma attraverso la firma di un memorandum di intesa.
Privacy, trattamento dati personali e uso delle immagini
L’Associazione si impegna a rispettare la privacy dei propri soci, collaboratori e partecipanti alle attività, in conformità con le leggi vigenti, tra cui il Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali (GDPR).
In fase di registrazione agli eventi e di iscrizione come socio, verranno raccolti anche i dati personali necessari per gestire la partecipazione e per adempiere agli obblighi amministrativi. Tali dati saranno trattati in conformità con la normativa vigente sulla protezione della privacy, garantendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni fornite. I dati personali non saranno condivisi con terzi senza il consenso esplicito dell’interessato, salvo che per obblighi di legge o necessità legate alla gestione dell’Associazione.
Per qualsiasi richiesta riguardante i propri dati personali o per esercitare i diritti previsti dalla normativa sulla privacy, è possibile contattare l’Associazione ai recapiti forniti.
Inoltre, durante gli eventi organizzati dall’Associazione, potrebbero essere acquisiti immagini e video per la promozione delle attività sui nostri canali social e sul sito web. La firma del regolamento, che descrive le modalità di trattamento dei dati, costituisce il consenso all’utilizzo delle immagini e dei video acquisiti durante gli eventi futuri a cui l’utente prenderà parte, a partire dalla data della firma.
Tutela dei minori
Il consenso per l’iscrizione di soggetti minori verrà richiesto in fase di registrazione agli eventi e all’iscrizione come socio, attraverso un modulo specifico firmato dal genitore o tutore. La firma del tutore sul modulo di consenso sarà considerata valida per ogni evento a partire dalla data della firma, salvo diversa indicazione.
Le immagini e i video acquisiti durante gli eventi dell’Associazione potranno essere utilizzati per finalità promozionali solo se il genitore o tutore ha firmato il relativo consenso.
I genitori o tutori hanno il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, comunicandolo all’Associazione. In caso di revoca, le immagini e i video del minore non saranno più utilizzati per future attività promozionali, ma quelli già pubblicati non potranno essere ritirati.
Varie
In generale ai membri del Consiglio Direttivo compete la gestione del sito web, la gestione delle relazioni esterne, la gestione e custodia della documentazione e delle attrezzature e, comunque, di tutto ciò che attiene alla vita dell’Associazione. Nello svolgere tali compiti possono essere aiutati da altri Soci. Il regolamento è approvato dal Direttivo dell’Associazione di Promozione Sociale Otakube ed è valido dal 01 febbraio 2025.